Términos y Condiciones

Para efectos de los presentes términos y condiciones, se entenderá por:

• Aplicación: la plataforma web «Inventory Box» y todos sus módulos, funcionalidades y servicios conexos.
• Usuario: toda persona natural o jurídica que se registre y haga uso de la Aplicación.
• Proveedor: Inventory Box S.A.S., responsable de la operación de la Aplicación.
• Datos personales: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable, en los términos de la Ley 1581 de 2012.
• Cuenta: el perfil creado por el usuario al registrarse, protegido por credenciales de acceso.
• Contenido del usuario: toda la información, datos e inventarios que el usuario cargue, ingrese o genere dentro de la Aplicación.

La Aplicación ofrece un sistema de gestión de inventarios en línea bajo el modelo SaaS (Software como Servicio) que permite a los usuarios:

• Registrar, controlar y consultar productos e inventarios en tiempo real.
• Gestionar bodegas, proveedores, órdenes de compra y órdenes de venta.
• Generar reportes y estadísticas para la toma de decisiones.
• Administrar usuarios y roles dentro de su organización.

El servicio se presta de forma remota a través de Internet. El Proveedor no garantiza una disponibilidad ininterrumpida del servicio, pero se compromete a realizar sus mejores esfuerzos para mantener una disponibilidad mínima del 99,5 % mensual, excluyendo ventanas de mantenimiento programado previamente notificadas.

La Aplicación ofrece tres planes de suscripción diseñados para cubrir las diferentes necesidades de nuestros usuarios:

Cada plan cuenta con características, límites y tarifas específicos que se detallan en la página de precios de la Aplicación. Los precios están expresados en pesos colombianos (COP) e incluyen el IVA correspondiente, de conformidad con el artículo 26 de la Ley 1480 de 2011.

El Proveedor se reserva el derecho de modificar las tarifas de los planes de suscripción. Los cambios de precio serán notificados al usuario con al menos treinta (30) días calendario de anticipación y se aplicarán a partir del siguiente ciclo de facturación.

Asimismo, el Proveedor se reserva el derecho de modificar en cualquier momento las características, funcionalidades, límites de uso y condiciones técnicas de cualquier plan de suscripción (incluyendo, de manera enunciativa mas no limitativa: número máximo de productos, bodegas, usuarios, órdenes de compra u otros recursos), por razones operativas, técnicas, económicas o de sostenibilidad del servicio. Dichos cambios serán notificados al usuario con al menos quince (15) días calendario de anticipación mediante correo electrónico y/o aviso destacado en la Aplicación. Si el usuario no está de acuerdo con las modificaciones introducidas, podrá cancelar su suscripción antes de la fecha de entrada en vigor de los cambios, sin penalización adicional. El uso continuado del servicio tras dicha fecha constituirá la aceptación de las nuevas condiciones.

El Proveedor podrá ofrecer a nuevos usuarios un período de prueba gratuito por el tiempo que se indique al momento del registro. Durante este período el usuario tendrá acceso a las funcionalidades del plan asignado sin costo. Las siguientes condiciones aplican:

• El período de prueba es personal, intransferible y aplicable una única vez por empresa o persona natural.
• Al vencimiento del período de prueba, el servicio se suspenderá automáticamente salvo que el usuario contrate un plan de pago.
• Si el usuario decide no continuar, dispondrá de treinta (30) días calendario a partir del vencimiento para exportar o descargar su contenido. Transcurrido dicho plazo, la información operacional podrá ser eliminada de forma definitiva.
• El derecho de retracto (Cláusula 7) no aplica sobre períodos de prueba gratuitos dado que no existe pago a reembolsar. El usuario puede cesar el uso en cualquier momento sin penalización.
• La eliminación de datos personales solicitada al finalizar el período de prueba estará sujeta a las obligaciones legales de retención descritas en la Política de Tratamiento de Datos (Sección 9). Los registros de identificación, acceso y cualquier dato con implicaciones fiscales o contables se conservarán por el período que exija la ley (Código de Comercio, art. 60; Ley 962 de 2005, art. 28), independientemente de la solicitud de supresión.
• A solicitud del usuario, el Proveedor entregará un reporte de los datos personales tratados durante el período de prueba, en los plazos establecidos por la Ley 1581 de 2012 (10 días hábiles para consultas; 15 días hábiles para reclamos).

• Para utilizar la Aplicación, el usuario debe registrarse proporcionando información veraz, exacta, actualizada y completa, de conformidad con el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.
• Cada cuenta es personal e intransferible. El usuario es el único responsable de la confidencialidad de sus credenciales de acceso.
• El usuario debe ser mayor de edad (18 años) o contar con autorización de su representante legal para contratar servicios digitales.
• Si se comprueba que la información suministrada es falsa o inexacta, el Proveedor podrá suspender o cancelar la cuenta sin previo aviso.
• El usuario se obliga a notificar de inmediato cualquier uso no autorizado de su cuenta o cualquier vulneración de seguridad.

• Los pagos se realizarán mensualmente, de forma anticipada, de acuerdo con el plan seleccionado, a través de los medios de pago habilitados en la Aplicación.
• Se emitirá factura electrónica de venta conforme a la normatividad vigente de la DIAN (Resolución 000042 de 2020 y sus modificatorias).
• Se otorga un período de gracia de siete (7) días calendario después de la fecha de vencimiento del pago.
• Transcurrido dicho plazo sin que se verifique el pago, el servicio será suspendido automáticamente. La suspensión no exime al usuario de la obligación de pago.
• El incumplimiento en el pago por un período superior a sesenta (60) días facultará al Proveedor para dar por terminado el contrato y eliminar la cuenta y los datos asociados, previa notificación con quince (15) días de antelación.

De conformidad con el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), el usuario tendrá derecho a ejercer el retracto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la contratación del servicio, siempre y cuando:

• La contratación se haya realizado a través de métodos no tradicionales (venta a distancia por medios electrónicos).
• No se haya hecho uso sustancial del servicio.

Para ejercer este derecho, el usuario deberá enviar su solicitud a [email protected] indicando sus datos de identificación y el número de la transacción. El reembolso se efectuará dentro de los treinta (30) días calendario siguientes por el mismo medio de pago utilizado.

• El usuario puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde la configuración de su cuenta. La cancelación tendrá efecto al finalizar el ciclo de facturación vigente.
• La cancelación voluntaria no genera derecho a devolución de pagos correspondientes al período de suscripción en curso.
• Tras la cancelación, el usuario dispondrá de un plazo de treinta (30) días calendario para descargar o exportar su contenido. Transcurrido este plazo, la información podrá ser eliminada de forma definitiva.
• El Proveedor podrá dar por terminado el servicio de forma unilateral cuando el usuario incumpla estos términos, previo aviso con diez (10) días hábiles de anticipación, salvo que la infracción sea de tal gravedad que justifique la terminación inmediata.

El usuario se compromete a utilizar la Aplicación de conformidad con la ley, la moral, el orden público y los presentes términos. Queda expresamente prohibido:

• Utilizar la Aplicación para actividades ilegales, fraudulentas o contrarias a la buena fe.
• Transmitir virus, malware, troyanos o cualquier código malicioso.
• Intentar acceder sin autorización a sistemas, datos o cuentas de otros usuarios.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar cualquier componente de la Aplicación.
• Utilizar la Aplicación para almacenar o gestionar inventarios de productos ilegales o regulados sin los permisos correspondientes.
• Sobrecargar intencionalmente la infraestructura del servicio.
• Subir, almacenar, compartir o transmitir a través de la Aplicación cualquier fotografía, imagen, video, documento o archivo que:
  • Infrinja derechos de autor, marcas registradas, patentes, secretos comerciales o cualquier otro derecho de propiedad intelectual de terceros, conforme a la Ley 23 de 1982, la Decisión Andina 351 de 1993 y la Ley 1915 de 2018.
  • Contenga material pornográfico, obsceno, violento, discriminatorio, difamatorio, calumnioso o que atente contra el honor, la intimidad personal y familiar o la imagen de terceros (artículos 15 y 21 de la Constitución Política de Colombia).
  • Viole disposiciones legales colombianas sobre protección de datos personales (Ley 1581 de 2012), derechos de autor, propiedad industrial o cualquier otra normativa aplicable.
  • Contenga imágenes de menores de edad sin el consentimiento expreso y verificable de sus padres o representantes legales, conforme al artículo 44 de la Constitución Política y la Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia).
  • Suplante la identidad de personas naturales o jurídicas, o utilice imágenes, nombres o marcas sin autorización.

El incumplimiento de esta cláusula facultará al Proveedor para suspender o cancelar la cuenta del usuario de forma inmediata, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan. El usuario será el único responsable frente a reclamaciones de terceros por infracción a derechos de autor u otras normas derivadas del contenido que haya subido a la Aplicación.

10.1. Titularidad y Propiedad Intelectual

• Todos los derechos de propiedad intelectual sobre la Aplicación —incluyendo el software, código fuente, código objeto, diseño, interfaz de usuario, marcas, logotipos, textos, gráficos, bases de datos, algoritmos, documentación técnica y demás elementos— son y seguirán siendo propiedad exclusiva de Inventory Box S.A.S., protegidos por la Ley 23 de 1982 (Derechos de Autor), la Decisión Andina 351 de 1993, el Tratado de la OMPI sobre Derecho de Autor (WCT) y demás normas aplicables nacionales e internacionales.
• La Aplicación es un software propietario y comercial. El código fuente, la arquitectura y los componentes desarrollados por Inventory Box S.A.S. no se distribuyen bajo licencias de código abierto (open-source) y constituyen secretos comerciales protegidos por la Ley 256 de 1996 (Competencia Desleal) y el Decisión Andina 486 de 2000 (Propiedad Industrial).
• El nombre «Inventory Box», el logotipo y cualquier signo distintivo asociado son marcas registradas o en proceso de registro de Inventory Box S.A.S. Queda prohibido su uso sin autorización previa y por escrito.

10.2. Concesión de Licencia de Uso

• La suscripción a un plan de pago o la aceptación de un período de prueba gratuito otorga al usuario una licencia limitada, no exclusiva, no transferible, no sublicenciable, personal e intransferible y revocable para acceder y utilizar la Aplicación exclusivamente durante la vigencia de su plan, únicamente para fines comerciales internos de su negocio.
• Esta licencia se concede en calidad de SaaS (Software as a Service), lo que significa que el usuario no recibe una copia del software, sino acceso remoto al mismo a través de Internet. El usuario no adquiere ningún derecho de propiedad sobre el software ni sobre ninguna de sus copias.
• El número de usuarios autorizados para acceder a la cuenta se limita al máximo permitido según el plan contratado. Cada usuario debe tener credenciales únicas y no puede compartirlas con terceros no autorizados.

10.3. Restricciones de Uso

El usuario no podrá, bajo ninguna circunstancia:

• Reproducir, distribuir, copiar, vender, alquilar, arrendar, sublicenciar, ceder o transferir a terceros la Aplicación o cualquier derecho derivado de la licencia.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar, desensamblar, traducir, modificar, adaptar o crear obras derivadas basadas en la Aplicación o en cualquiera de sus componentes.
• Acceder al código fuente, extraer la estructura de la base de datos, o intentar reconstruir o descubrir cualquier parte del software por cualquier medio.
• Utilizar la Aplicación para desarrollar un producto competidor o para prestar servicios de gestión de inventarios a terceros como negocio (proveedor de servicios de aplicación).
• Remover, alterar u ocultar cualquier aviso de derechos de autor, marca registrada u otros derechos de propiedad que aparezcan en la Aplicación.
• Eludir, desactivar o interferir con las medidas de seguridad, control de acceso, limitaciones de uso o cualquier mecanismo de protección tecnológica implementado en la Aplicación.
• Automatizar el acceso o uso de la Aplicación mediante scripts, bots, crawlers, scrapers u otros medios automatizados, salvo que se utilicen las APIs oficiales proporcionadas por Inventory Box S.A.S. y se cumplan sus términos de uso específicos.

10.4. Vigencia y Terminación de la Licencia

• La licencia de uso entra en vigencia desde el momento en que el usuario acepta los presentes términos y se mantendrá vigente mientras la suscripción del usuario se encuentre activa y al día en sus pagos.
• La licencia se terminará automáticamente sin necesidad de aviso previo en caso de: (a) cancelación de la suscripción por parte del usuario; (b) terminación del servicio por incumplimiento de los términos; (c) vencimiento del período de prueba sin conversión a plan de pago; o (d) suspensión del servicio por falta de pago no subsanada.
• Al terminar la licencia, el usuario cesará inmediatamente todo uso de la Aplicación y no tendrá derecho a acceder al software, sin perjuicio de su derecho a exportar sus datos en los términos de la cláusula 11 de estos Términos.
• Las disposiciones de esta cláusula sobre propiedad intelectual y restricciones de uso sobrevivirán a la terminación de la licencia por cualquier causa.

10.5. Contenido del Usuario

• El contenido que el usuario cargue, ingrese o genere en la Aplicación (datos de inventario, productos, clientes, proveedores, transacciones, reportes, fotografías, imágenes, videos, documentos y cualquier otro archivo) seguirá siendo de su exclusiva propiedad.
• El Proveedor no adquiere derechos de propiedad sobre dicho contenido, salvo una licencia limitada para almacenarlo, procesarlo y visualizarlo exclusivamente para la prestación del servicio contratado.
• El usuario declara y garantiza que tiene todos los derechos necesarios sobre el contenido que ingresa a la Aplicación y que dicho contenido no infringe derechos de terceros ni disposiciones legales aplicables, incluyendo de manera enunciativa mas no limitativa: derechos de autor (Ley 23 de 1982, Ley 1915 de 2018), derechos de propiedad industrial (Decisión Andina 486 de 2000), derechos de imagen, derechos sobre datos personales (Ley 1581 de 2012) y cualquier otra normativa colombiana aplicable.
• El usuario asume toda la responsabilidad derivada del contenido que suba, publique o transmita a través de la Aplicación, incluyendo reclamaciones por infracción a derechos de autor, violación a la privacidad, difamación, suplantación de identidad o cualquier otra acción legal que un tercero pudiera interponer.
• El usuario se obliga a mantener indemne a Inventory Box S.A.S., sus directivos, empleados, agentes y afiliados frente a cualquier reclamación, demanda, multa, sanción, costo o gasto (incluyendo honorarios de abogados) que surja del contenido que haya subido a la Aplicación, especialmente cuando dicho contenido infrinja derechos de autor, derechos de imagen, normas de protección de datos personales o cualquier otra disposición legal.

10.6. Notificación y Retiro de Contenido Infractor (Derechos de Autor)

En cumplimiento de la Ley 23 de 1982, la Ley 1915 de 2018 y la Decisión Andina 351 de 1993, se establece el siguiente procedimiento para la notificación y retiro de contenido que presuntamente infrinja derechos de autor u otros derechos de propiedad intelectual:

10.6.1. Notificación de presunta infracción. Cualquier titular de derechos de autor que considere que su obra protegida está siendo utilizada en la Aplicación sin su autorización podrá presentar una notificación por escrito a nuestro agente designado para la recepción de notificaciones de infracción a través del siguiente canal:

• Correo electrónico: [email protected]
• Dirección física: El Carrito, Valle del Cauca, Colombia — Atención: Agente de Notificaciones de Derechos de Autor

La notificación deberá contener la siguiente información, bajo la gravedad de juramento (artículo 243 del Código General del Proceso y artículo 38 de la Ley 1915 de 2018):

1. Identificación del titular de los derechos presuntamente infringidos, con sus datos de contacto (nombre o razón social, dirección, correo electrónico y teléfono).
2. Identificación suficientemente precisa de la obra, fotografía, imagen, video, documento o archivo protegido por derechos de autor que se alega como infringido.
3. Identificación del contenido presuntamente infractor dentro de la Aplicación, incluyendo la URL o ubicación específica donde se encuentra alojado.
4. Declaración expresa de que el uso del contenido no está autorizado por el titular de los derechos, su representante o la ley.
5. Declaración expresa de que la información contenida en la notificación es veraz y precisa, y que la reclamación se realiza de buena fe.
6. Firma física o electrónica del titular de los derechos o de su representante autorizado.

10.6.2. Procedimiento de retiro. Una vez recibida una notificación que cumpla con los requisitos anteriores, Inventory Box S.A.S.:

1. Evaluará la solicitud dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción.
2. Si la solicitud es procedente, retirará o bloqueará el acceso al contenido presuntamente infractor de forma inmediata.
3. Notificará al usuario que subió el contenido sobre la medida adoptada, informándole de su derecho a presentar una contra-notificación.

10.6.3. Contra-notificación. El usuario cuyo contenido haya sido retirado podrá presentar una contra-notificación dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la notificación del retiro, manifestando bajo juramento que el contenido retirado no infringe derechos de autor y que tiene el derecho legítimo de usar el material. La contra-notificación deberá contener:

1. Identificación del usuario y datos de contacto.
2. Identificación del contenido retirado y su ubicación original en la Aplicación.
3. Declaración bajo juramento de que el usuario tiene el derecho legítimo de usar el material y que la remoción fue realizada por error o identificación equivocada.
4. Consentimiento del usuario para someterse a la jurisdicción de los tribunales colombianos.
5. Firma física o electrónica del usuario.

Recibida una contra-notificación válida, Inventory Box S.A.S. la remitirá al reclamante original y, si en un plazo de diez (10) días hábiles el reclamante no acredita haber iniciado una acción judicial para impedir la infracción, se podrá restablecer el acceso al contenido retirado.

10.6.4. Política de reincidentes. Inventory Box S.A.S. se reserva el derecho de cancelar definitivamente la cuenta de aquellos usuarios que sean reincidentes en la subida de contenido que infrinja derechos de autor, entendiendo por reincidencia la recepción de tres (3) o más notificaciones válidas de infracción contra un mismo usuario, independientemente de que el contenido haya sido retirado voluntariamente.

10.6.5. Exención de responsabilidad del Proveedor. Inventory Box S.A.S. actúa como un proveedor de servicios de alojamiento (hosting) de conformidad con el artículo 16 de la Ley 527 de 1999 y el artículo 14 de la Ley 1915 de 2018. En consecuencia, Inventory Box S.A.S. no está obligada a supervisar, revisar ni controlar previamente el contenido que los usuarios suben a la Aplicación, y no será responsable por dicho contenido siempre que: (a) no tenga conocimiento efectivo de que el contenido es ilícito o infringe derechos de terceros; y (b) una vez tenga conocimiento efectivo, actúe con diligencia para retirar o bloquear el acceso al mismo. El usuario reconoce que es el único responsable del contenido que sube y que libera a Inventory Box S.A.S. de cualquier responsabilidad derivada de dicho contenido.

• Los datos ingresados y generados por el usuario en la Aplicación son y seguirán siendo de su exclusiva propiedad.
• El usuario podrá exportar sus datos en formatos estándar (CSV, Excel) en cualquier momento durante la vigencia de su suscripción.
• Tras la terminación del contrato, el usuario dispondrá de treinta (30) días calendario para descargar sus datos antes de su eliminación definitiva.
• El Proveedor no utilizará los datos del usuario para fines distintos a la prestación del servicio, salvo datos anonimizados y agregados con fines estadísticos.

De conformidad con los artículos 4, 17 y 25 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, las partes reconocen los siguientes roles y obligaciones:

1. Roles frente a los Datos Personales

• Inventory Box como Responsable: frente a los datos personales del usuario que contrata directamente el servicio (datos de registro, facturación y contacto).
• Inventory Box como Encargado: frente a los datos personales que la empresa cliente registra en la plataforma en el ejercicio de sus funciones (empleados, compradores POS, proveedores, clientes). La empresa cliente actúa como Responsable del Tratamiento respecto de dichos datos.

2. Obligaciones de Inventory Box como Encargado

• Tratar los datos personales únicamente conforme a las instrucciones impartidas por la empresa cliente (Responsable) y para las finalidades del servicio contratado.
• Implementar y mantener medidas de seguridad técnicas, administrativas y humanas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación (artículo 17, literal d, Ley 1581).
• Garantizar la confidencialidad de los datos personales, incluso después de finalizada la relación contractual.
• Notificar a la empresa cliente cualquier incidente de seguridad que comprometa los datos personales almacenados en la plataforma, en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas desde su detección.
• Apoyar a la empresa cliente en la atención de consultas y reclamos (derechos ARCO) presentados por los titulares de los datos, facilitando la información y las herramientas necesarias.
• Al término del servicio, devolver o eliminar los datos personales según lo instruido por la empresa cliente, salvo que una norma legal exija su conservación.
• Abstenerse de utilizar los datos personales para finalidades distintas a las autorizadas por la empresa cliente.

3. Obligaciones de la Empresa Cliente como Responsable

• Obtener la autorización previa, expresa e informada de los titulares cuyos datos registra en la plataforma (empleados, compradores POS, proveedores), en los términos de la Ley 1581 de 2012.
• Contar con su propia Política de Tratamiento de Datos Personales, disponible para consulta de sus titulares.
• Responder por la legalidad, veracidad y calidad de los datos personales que ingresa a la plataforma.
• Atender directamente las consultas y reclamos de sus titulares, utilizando las herramientas de exportación y gestión de datos que la plataforma proporciona.

3.1. Advertencias importantes para la Empresa Cliente

• Como Responsable del Tratamiento frente a los datos de tus empleados, compradores y proveedores, debes obtener su autorización previa, expresa e informada para tratar sus datos personales en la plataforma, conforme al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012.
• Debes contar con tu propia Política de Tratamiento de Datos Personales, disponible para consulta de tus titulares, o adherirte a la presente política de Inventory Box en lo que respecta al uso de la plataforma.
• Eres responsable de la veracidad, calidad y legalidad de los datos personales que ingresas al sistema. Inventory Box no asume responsabilidad por datos inexactos, incompletos o ingresados sin la debida autorización.
• Inventory Box no es responsable por el uso que hagas de los datos dentro de la plataforma ni por las autorizaciones que debas obtener de tus titulares. Cualquier sanción o reclamación derivada del incumplimiento de tus obligaciones como Responsable será de tu exclusiva responsabilidad.
• Te obligas a mantener indemne a Inventory Box frente a cualquier reclamación, multa o sanción derivada de tu incumplimiento de la normativa de protección de datos personales.

4. Subencargados Autorizados

La empresa cliente autoriza expresamente a Inventory Box a utilizar los siguientes subencargados para la prestación del servicio:

Inventory Box se obliga a exigir a sus subencargados niveles de protección equivalentes a los establecidos en la Ley 1581 de 2012 y a informar a la empresa cliente sobre cualquier cambio en la lista de subencargados.

5. Transferencias Internacionales de Datos

La prestación del servicio puede implicar la transferencia internacional de algunos datos personales a los siguientes países:

• Estados Unidos: Cloudflare (dirección IP para verificación anti-bot y seguridad).

Estas transferencias se realizan con las garantías adecuadas y en cumplimiento del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

6. Duración del Tratamiento

Los datos personales serán tratados durante la vigencia del servicio contratado, más un período adicional de treinta (30) días calendario para que la empresa cliente pueda exportar su información, más los plazos de retención legal aplicables (cinco (5) años para documentos y registros contables, conforme al artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y al artículo 60 del Código de Comercio).

7. Destino de los Datos al Terminar el Servicio

1. Exportación (30 días): La empresa cliente podrá exportar sus datos en formatos estándar (CSV, Excel) dentro de los treinta (30) días siguientes a la terminación.
2. Anonimización: Transcurrido dicho plazo, los perfiles de usuarios y datos operacionales serán anonimizados de forma irreversible.
3. Conservación legal: Los registros contables, facturas y documentos con implicaciones fiscales se conservarán por el período exigido por la ley colombiana.
4. Eliminación definitiva: Cumplidos los plazos legales, todos los datos serán eliminados de forma segura.

En la máxima medida permitida por la legislación colombiana:

• El Proveedor no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuentes o punitivos, incluyendo lucro cesante, pérdida de datos o interrupción del negocio.
• La responsabilidad total acumulada del Proveedor no excederá el monto efectivamente pagado por el usuario durante los últimos doce (12) meses anteriores al evento que dio origen a la reclamación.
• El Proveedor no será responsable por fallas derivadas de causas ajenas a su control, incluyendo fuerza mayor, caso fortuito, fallas de Internet, de proveedores de servicios de terceros o de infraestructura de telecomunicaciones.
• Es responsabilidad del usuario mantener copias de seguridad de su información crítica.
• El Proveedor no será responsable por sanciones, multas o reclamaciones que la empresa cliente reciba de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) u otras autoridades como consecuencia del incumplimiento de sus propias obligaciones como Responsable del Tratamiento de datos personales, en los términos de la cláusula 12 de estos Términos.
• La empresa cliente se obliga a mantener indemne a Inventory Box frente a cualquier reclamación de terceros (empleados, compradores, proveedores) derivada del tratamiento de sus datos personales, cuando dicha reclamación tenga origen en el incumplimiento de las obligaciones de la empresa cliente como Responsable del Tratamiento.
• El Proveedor no será responsable por el contenido, fotografías, imágenes, videos, documentos o archivos que los usuarios suban, almacenen o compartan a través de la Aplicación. El usuario asume toda la responsabilidad civil, penal, administrativa y extracontractual derivada del contenido que publique, incluyendo infracciones a derechos de autor (Ley 23 de 1982, Ley 1915 de 2018), violaciones a la propiedad industrial (Decisión Andina 486 de 2000), vulneraciones al derecho de imagen, honor, intimidad personal y familiar (artículos 15 y 21 de la Constitución Política), y cualquier otra reclamación de terceros. El usuario se obliga a mantener indemne a Inventory Box S.A.S. frente a cualquier reclamación, multa, sanción, costo o gasto (incluyendo honorarios de abogados) que se derive del contenido que haya subido a la Aplicación.
• Responsabilidad del usuario o empresa cliente por incumplimiento de derechos de autor. Si el usuario o la empresa cliente infringe derechos de autor de terceros mediante la subida de contenido a la Aplicación, será el único responsable ante el titular de los derechos y ante las autoridades competentes. Inventory Box S.A.S. no asume ninguna responsabilidad por dichas infracciones y, en caso de ser vinculada a un proceso judicial o administrativo por causa del contenido subido por el usuario o la empresa cliente, tendrá derecho a repetir contra estos por la totalidad de las sumas que se vea obligada a pagar, incluyendo indemnizaciones, costas procesales, honorarios de abogados y cualquier otro gasto en que incurra.
• Exclusión de responsabilidad por defectos, errores o fallos del software. El Proveedor no será responsable por daños, pérdidas o perjuicios de cualquier naturaleza que se deriven de: (a) errores, defectos, bugs, fallos, vulnerabilidades o mal funcionamiento del software, hayan sido o no detectados durante las fases de desarrollo, pruebas o control de calidad; (b) la imposibilidad de acceder o utilizar la Aplicación en un momento determinado; (c) la pérdida o corrupción de datos como consecuencia de fallos técnicos, errores de software, cortes de energía, fallos de hardware o cualquier otra contingencia técnica; (d) cálculos incorrectos, inexactitudes en reportes, discrepancias en inventarios o cualquier otro resultado generado por la Aplicación que no se corresponda con la realidad física del inventario del usuario; (e) la suspensión temporal del servicio por mantenimiento, actualizaciones, parches de seguridad o correcciones de errores; y (f) decisiones comerciales, financieras u operativas que el usuario adopte basándose en la información proporcionada por la Aplicación. El usuario reconoce y acepta que el software puede contener errores no detectados y que el servicio se presta con los niveles de calidad y diligencia comercialmente razonables para un producto SaaS, sin que ello constituya una obligación de resultado infalible.
• Reconocimiento expreso del usuario sobre riesgos del software. El usuario reconoce y acepta expresamente que: (i) ningún software está completamente libre de errores o defectos; (ii) la Aplicación puede experimentar interrupciones temporales, caídas del servicio, ralentizaciones o pérdida de datos por causas técnicas; (iii) es responsabilidad del usuario implementar sus propios controles, verificaciones periódicas y conciliaciones físicas de inventario para validar la exactitud de los datos registrados en la Aplicación; (iv) el usuario no debe basar decisiones críticas de negocio exclusivamente en la información de la Aplicación sin realizar verificaciones independientes; y (v) el usuario asume el riesgo de cualquier pérdida económica, operativa o de datos que pueda derivarse del uso de la Aplicación, dentro de los límites establecidos en esta cláusula.
• Límite temporal para reclamaciones. Cualquier acción o reclamación derivada del uso de la Aplicación o de estos términos deberá iniciarse dentro del plazo máximo de un (1) año contado desde la fecha en que ocurrió el hecho que dio origen a la reclamación o desde que el usuario tuvo conocimiento del mismo. Transcurrido dicho plazo, cualquier acción judicial o extrajudicial quedará prescrita, de conformidad con el artículo 2535 del Código Civil colombiano y las normas concordantes sobre prescripción extintiva.

• El Proveedor garantiza que la Aplicación funcionará sustancialmente de acuerdo con la documentación publicada, entendiendo que dicha documentación describe las funcionalidades previstas del software y no constituye una promesa de funcionamiento libre de errores, defectos o interrupciones.
• La Aplicación se proporciona «tal cual» (as is) y «según disponibilidad» (as available). No se otorgan garantías implícitas de idoneidad para un propósito particular, comercialización, no infracción, funcionamiento ininterrumpido o ausencia de errores, más allá de las exigidas por la ley colombiana que no puedan ser válidamente excluidas.
• Exclusión de garantía por errores o defectos. El Proveedor no garantiza que la Aplicación esté libre de errores, bugs, vulnerabilidades, defectos o fallos de cualquier naturaleza, ni que su funcionamiento sea ininterrumpido, seguro o libre de pérdida de datos. El usuario reconoce que el software es un producto complejo que puede contener defectos no detectados a pesar de las pruebas de control de calidad, y acepta utilizar la Aplicación asumiendo este riesgo.
• Única garantía y remedio exclusivo. La única garantía del Proveedor y el único recurso del usuario es que el Proveedor empleará esfuerzos comercialmente razonables para corregir los errores reportados que afecten sustancialmente las funcionalidades principales de la Aplicación, dentro de un plazo razonable según la criticidad del error. Este remedio no constituye una obligación de resultado ni genera derecho a indemnización por el tiempo durante el cual el error haya estado presente.
• De conformidad con la Ley 1480 de 2011, el usuario tiene derecho a que se le garantice la calidad del servicio contratado y a presentar reclamaciones cuando el servicio no corresponda a lo ofrecido, dentro de los límites establecidos en la Cláusula 13 de estos Términos.

• El Proveedor se reserva el derecho de modificar estos términos y condiciones en cualquier momento.
• Las modificaciones sustanciales serán notificadas al usuario por correo electrónico y/o mediante aviso destacado en la Aplicación con al menos quince (15) días calendario de antelación a su entrada en vigor.
• Si el usuario no está de acuerdo con los cambios, podrá cancelar su suscripción antes de la fecha de entrada en vigor de las modificaciones.
• El uso continuado de la Aplicación tras la fecha de entrada en vigor de los cambios constituirá la aceptación de los mismos.

• Los presentes términos se rigen íntegramente por las leyes de la República de Colombia.
• Para la resolución de cualquier controversia, las partes se comprometen a agotar primero una etapa de negociación directa durante un plazo de treinta (30) días calendario.
• De no llegar a un acuerdo, las partes podrán acudir a los mecanismos alternativos de solución de conflictos (conciliación o mediación) ante un centro de conciliación autorizado por el Ministerio de Justicia.
• Arbitraje facultativo: Agotada la etapa de negociación directa y sin perjuicio de la conciliación o mediación, las partes de común acuerdo podrán someter sus controversias a un tribunal de arbitramento administrado por un centro de arbitraje autorizado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) o por el Ministerio de Justicia, de conformidad con la Ley 1563 de 2012 (Estatuto de Arbitraje Nacional e Internacional). El tribunal estará compuesto por un (1) árbitro designado por las partes o, a falta de acuerdo, por el centro de arbitraje correspondiente. El laudo arbitral será definitivo, inapelable y obligatorio para las partes, y tendrá fuerza de cosa juzgada. Esta cláusula de arbitraje es facultativa, por lo que no obliga a ninguna de las partes a acudir a este mecanismo, pudiendo optar por la vía judicial ordinaria descrita a continuación. En ningún caso esta cláusula limita los derechos del usuario consumidor establecidos en la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor).
• En última instancia, la controversia será sometida a los jueces y tribunales competentes del Valle del Cauca, Colombia.
• El usuario consumidor podrá igualmente presentar quejas o reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) como autoridad de protección al consumidor.

Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento de sus obligaciones cuando dicho incumplimiento se derive de eventos de fuerza mayor o caso fortuito, de conformidad con el artículo 64 del Código Civil colombiano. Dichos eventos incluyen, de manera enunciativa mas no limitativa: desastres naturales, conflictos armados, pandemias, actos gubernamentales, fallas masivas de Internet o de infraestructura de telecomunicaciones, y ataques cibernéticos de gran escala. La parte afectada deberá notificar a la otra dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia del evento.

El Proveedor pone a disposición del usuario los siguientes canales y procedimientos para la atención de solicitudes de soporte técnico, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS), de conformidad con los artículos 47 y 49 de la Ley 1480 de 2011.

Canales de atención

Tiempos de respuesta según tipo de solicitud

Procedimiento para radicar una PQRS

• Envía tu solicitud a [email protected] indicando en el asunto: tipo de solicitud (Petición / Queja / Reclamo / Sugerencia) y una descripción breve del motivo.
• Incluye en el cuerpo del mensaje: nombre completo o razón social, número de cuenta o correo de registro, descripción detallada del inconveniente y, si aplica, capturas de pantalla o evidencias.
• El Proveedor acusará recibo de la solicitud dentro de las 24 horas hábiles siguientes, asignando un número de radicado para seguimiento.
• Si la respuesta del Proveedor no satisface al usuario, este podrá escalar la queja a través del proceso de resolución de conflictos descrito en la Cláusula 16, o presentar reclamación ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Alcance del soporte técnico incluido

Para cualquier consulta, solicitud o reclamación relacionada con estos términos y condiciones, contáctanos:

Domicilio: El Carrito, Valle del Cauca, Colombia. El tiempo de respuesta máximo para consultas y reclamaciones será de quince (15) días hábiles, de acuerdo con la normatividad vigente.

Cuando la empresa cliente registra datos de sus empleados, compradores (POS), proveedores o clientes en la plataforma, Inventory Box S.A.S. actúa como Encargado del Tratamiento y la empresa cliente como Responsable del Tratamiento, de conformidad con los artículos 3 y 25 de la Ley 1581 de 2012.

Como Encargado, Inventory Box:

• Trata los datos personales únicamente según las instrucciones de la empresa cliente y para las finalidades del servicio contratado.
• No utiliza los datos de empleados, compradores ni proveedores para fines propios ni de terceros.
• Implementa y mantiene medidas de seguridad técnicas, administrativas y humanas para proteger los datos personales.
• Apoya a la empresa cliente en la atención de consultas y reclamos (derechos ARCO) presentados por los titulares.
• Al término del servicio, elimina o devuelve los datos personales según lo instruido por la empresa cliente, salvo obligación legal de conservación.

La relación detallada entre Responsable y Encargado se encuentra regulada en la Cláusula 12 de los Términos y Condiciones de la plataforma.

De conformidad con el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, recopilamos las siguientes categorías de datos:

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

• Gestionar el registro, la creación y la administración de la cuenta del usuario.
• Prestar, mantener y mejorar los servicios de la Aplicación.
• Gestionar la facturación, cobros y pagos de las suscripciones.
• Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio (actualizaciones, soporte técnico, alertas de seguridad).
• Enviar comunicaciones comerciales y promocionales, siempre que el usuario haya otorgado su consentimiento expreso.
• Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos (PQRS) a través del formulario de contacto y canales de atención.
• Dar cumplimiento a obligaciones legales, regulatorias, contables y tributarias (emisión de facturas electrónicas, retención de documentos contables).
• Realizar análisis estadísticos con datos anonimizados para mejorar el servicio.
• Prevenir el fraude y garantizar la seguridad de la plataforma.
• Registrar y conservar un historial de auditoría de todas las acciones realizadas sobre los datos (creación, modificación, eliminación) para fines de trazabilidad, seguridad y defensa jurídica. Estos registros incluyen instantáneas de los valores anteriores y nuevos, la dirección IP, el user-agent y la URL desde la que se realizó la acción.
• Registrar intentos de inicio de sesión a la plataforma a través de la API (inicios de sesión exitosos y fallidos) para la detección y prevención de accesos no autorizados.
• Mantener registros de sesión (IP, user-agent) para garantizar la seguridad de la sesión del usuario y detectar actividades sospechosas.
• Prevenir la duplicación de operaciones mediante el almacenamiento temporal en caché de respuestas de solicitudes idempotentes.
• Atender solicitudes de derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación/Supresión y Oposición) presentadas por los titulares de los datos.

De conformidad con los artículos 9 de la Ley 1581 de 2012 y 5 del Decreto 1377 de 2013:

• El Responsable obtendrá la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales.
• La autorización se recabará al momento del registro en la Aplicación mediante la aceptación de la presente política.
• El titular podrá revocar la autorización en cualquier momento, mediante solicitud dirigida al Responsable, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
• No se requerirá autorización cuando se trate de datos de naturaleza pública, datos requeridos por una entidad pública en ejercicio de sus funciones, casos de urgencia médica o sanitaria, o tratamiento autorizado por la ley (artículo 10, Ley 1581 de 2012).

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos tienen derecho a:

Procedimiento para ejercer los derechos ARCO:

• Envía tu solicitud a [email protected] indicando: nombre completo, documento de identidad, descripción de la solicitud y datos de contacto. También puedes ejercer tu derecho de acceso y rectificación directamente desde la configuración de tu perfil en la Aplicación.
• Las consultas serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles (artículo 14, Ley 1581). Los reclamos serán atendidos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles (artículo 15, Ley 1581).
• Si la respuesta no satisface al titular, este podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad competente para vigilar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.

De conformidad con los artículos 25 y 26 de la Ley 1581 de 2012:

• No vendemos, alquilamos ni comercializamos datos personales de nuestros usuarios a terceros.
• Podremos transmitir datos a encargados del tratamiento (subencargados) estrictamente para la prestación del servicio, garantizando que estos terceros cumplan con estándares equivalentes de protección. La lista detallada de subencargados autorizados se encuentra en la Cláusula 12 de los Términos y Condiciones e incluye: proveedor de hosting en la nube, Cloudflare (CDN y seguridad), proveedor de correo electrónico transaccional, pasarela de pago y Factus (facturación electrónica DIAN).
• Los datos del formulario de contacto público se transmiten a Google Workspace (Gmail) como subencargado para la atención de consultas, sin que estos datos sean almacenados en nuestras bases de datos.
• Las notificaciones por correo electrónico (restablecimiento de contraseña, verificación de cuenta, notificaciones del sistema) transmiten datos personales (nombre, correo electrónico) a través de nuestros proveedores de servicios de correo, quienes actúan como encargados del tratamiento.
• La transferencia internacional de datos se realiza exclusivamente con Cloudflare (Estados Unidos), que recibe la dirección IP del usuario para verificación anti-bot (Turnstile) y seguridad CDN. Esta transferencia se realiza con las garantías adecuadas y en cumplimiento del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
• Podremos compartir datos cuando lo exija una orden judicial, requerimiento de autoridad competente (incluyendo la Superintendencia de Industria y Comercio), o para proteger los derechos del Responsable y de los usuarios de la Aplicación.
• En caso de fusión, adquisición o venta de activos, los datos personales podrían ser transferidos al tercero adquirente, quien quedará sujeto a esta misma política de privacidad. El titular será notificado con antelación de cualquier cambio en el control de sus datos.

En cumplimiento del artículo 17 (literal d) de la Ley 1581 de 2012, implementamos medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales, entre ellas:

• Cifrado de datos en tránsito (TLS/SSL) para todas las comunicaciones entre el navegador y el servidor.
• Cifrado específico de datos sensibles: contraseñas (hash bcrypt), secreto 2FA (AES-256-CBC), referencias de transacciones (cifrado simétrico), PIN de caja registradora (hash).
• Datos de sesión cifrados en la base de datos.
• Control de acceso basado en roles (RBAC) y autenticación segura con verificación en dos pasos (2FA) opcional.
• Copias de seguridad periódicas y planes de recuperación ante desastres.
• Monitoreo continuo, registro de auditoría detallado de todas las acciones sobre datos personales y registros de seguridad de intentos de acceso (almacenados por 90 días).
• Limitación de velocidad (rate limiting) en endpoints críticos: login (5 intentos/minuto), contacto (3 intentos/10 minutos), búsqueda (30 requests/minuto), exportación (20 requests/minuto).
• Validación de tipo MIME real de archivos subidos para prevenir ejecución de código malicioso.
• Capacitación del personal en protección de datos personales.
• Evaluaciones periódicas de vulnerabilidades y gestión de incidentes de seguridad.

En caso de un incidente de seguridad que comprometa datos personales, el Responsable notificará a los titulares afectados y, cuando corresponda, a la Superintendencia de Industria y Comercio, en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas desde su detección, en los términos establecidos por la normatividad vigente.

Nota sobre cifrado en reposo: Los datos almacenados en la base de datos no cuentan con cifrado a nivel de disco (cifrado en reposo). La protección se logra mediante cifrado selectivo de campos sensibles (contraseñas, secretos 2FA, datos de tarjetas), control de acceso basado en roles y registros de auditoría. Esta información es relevante para que el titular evalúe el nivel de riesgo.

La Aplicación utiliza cookies y tecnologías similares con las siguientes finalidades:

• Cookies esenciales: necesarias para el funcionamiento de la Aplicación (autenticación, seguridad, sesión). No pueden desactivarse sin afectar el funcionamiento.
• Cookies analíticas: para comprender cómo los usuarios interactúan con la Aplicación y mejorar su rendimiento.
• Cookies de preferencias: para recordar la configuración y preferencias del usuario.

Nota importante: No utilizamos cookies de rastreo de terceros (Google Analytics, Facebook Pixel, etc.). Todas las cookies son funcionales y propias de la plataforma. El usuario puede gestionar las cookies desde la configuración de su navegador. La desactivación de cookies esenciales puede afectar el funcionamiento de la Aplicación.

Conservamos los datos personales durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta política, de conformidad con los principios de necesidad y temporalidad (artículo 4, Ley 1581 de 2012). A continuación, detallamos los plazos de retención específicos por categoría de datos:

Eliminación definitiva y anonimización

• Transcurrido el período de retención legal, los datos son eliminados de forma segura e irreversible, o anonimizados de manera que no permitan la identificación del titular.
• La anonimización consiste en sobrescribir los datos de identificación (nombre, documento, correo electrónico, teléfono, avatar) con valores irreversibles, conservando únicamente los registros transaccionales necesarios para la integridad del sistema sin posibilidad de asociarlos a una persona identificada.
• El período de gracia para anonimización post-cancelación es de treinta (30) días, tiempo durante el cual el usuario puede solicitar la exportación de sus datos.
• Los registros de acceso y logs de seguridad se conservan por un período mínimo de noventa (90) días para la detección de incidentes de seguridad, y los de auditoría por cinco (5) años para fines de trazabilidad y defensa jurídica.

De conformidad con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, la Aplicación no está dirigida a menores de edad. No recopilamos intencionalmente datos personales de niños, niñas o adolescentes. Si se identifica que se han recopilado datos de un menor sin la debida autorización de su representante legal, procederemos a la eliminación inmediata de dicha información.

Advertencia sobre imágenes de menores: El usuario se obliga a no subir avatares, fotografías de perfil, imágenes de productos o cualquier otro archivo que contenga imágenes de menores de edad sin el consentimiento expreso y verificable de sus padres o representantes legales, conforme al artículo 44 de la Constitución Política y la Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia). Los representantes legales pueden contactarnos en [email protected] para solicitar la eliminación de estas imágenes.

• El Responsable se reserva el derecho de modificar esta Política de Tratamiento de Datos en cualquier momento.
• Los cambios serán comunicados a los titulares mediante notificación en la Aplicación y/o correo electrónico con al menos diez (10) días hábiles de anticipación, de conformidad con el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.
• Si la modificación implica nuevas finalidades de tratamiento no compatibles con las originales, se solicitará una nueva autorización al titular.
• La versión vigente de esta política estará siempre disponible en la Aplicación.

La autoridad de protección de datos en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), entidad encargada de vigilar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012:

El titular que considere que sus derechos han sido vulnerados podrá presentar queja ante la SIC, siempre y cuando haya agotado previamente el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento (artículo 16, Ley 1581 de 2012).

Para ejercer tus derechos como titular de datos personales o resolver cualquier inquietud sobre esta política, contáctanos:

En el asunto del correo electrónico, indica «Protección de Datos Personales» seguido del tipo de solicitud (consulta, reclamo, actualización o supresión). Se acusará recibo de la solicitud dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.